CAEX — Central de Atendimento ao Expositor
Gestão de expositores e patrocinadores sem caos
Centralize documentos, entregas, credenciais, convites, equipe, chamados e operação dos stands em um único ambiente.
A organização define o que precisa ser feito. Cada expositor acessa sua própria área, envia o que foi solicitado e acompanha tudo por lá.
Planilhas, Drive, e-mails e WhatsApp deixam de ser o centro da operação.
Menos cobrança. Mais controle da operação.
Gerenciar dezenas ou centenas de expositores envolve muito mais do que manter uma lista de empresas.
É preciso receber artes, aprovar documentos, distribuir manuais, cadastrar equipes, controlar credenciais, organizar veículos, responder dúvidas e acompanhar prazos.
Quando isso fica espalhado entre planilhas, pastas, e-mails e conversas no WhatsApp, a equipe perde tempo tentando descobrir o que já foi entregue, o que está pendente e quem precisa ser cobrado.
Com o CAEX, tudo fica centralizado.
A organização acompanha.
O expositor executa.
O CAEX organiza.
Da contratação do stand à operação no evento
01
Cadastre expositores e patrocinadores
Organize os parceiros por evento, categoria e cota. Cada empresa fica vinculada à sua própria operação dentro do evento.
- Expositores
- Patrocinadores
- Categorias
- Cotas
- Dados do stand
02
Defina o que cada expositor precisa entregar
Transforme obrigações da cota em tarefas claras. Solicite artes, documentos, informações e outras entregas necessárias para a operação. Cada item pode ter prazo e acompanhamento de status.
- Pendente
- Enviado
- Em análise
- Aprovado
A equipe sabe exatamente o que ainda falta.
03
Publique os documentos oficiais
Centralize tudo que o expositor precisa consultar — sem procurar a última versão em e-mails ou grupos de WhatsApp.
- Manuais
- Regulamentos
- Plantas
- Orientações
- Documentos operacionais
04
Organize equipe, convidados e credenciais
Cada expositor cadastra quem participará da operação do stand. Controle equipe, credenciais, acessos e convites na mesma estrutura. A organização acompanha sem listas separadas.
05
Organize a operação do stand
Reúna as informações necessárias para o funcionamento durante o evento — tudo vinculado ao expositor correto.
- Cadastro de veículos
- Pessoas do stand
- Locais de reunião
- Informações operacionais
- Leads capturados
06
Centralize o atendimento
O expositor abre um chamado na própria área. A conversa fica registrada e vinculada à empresa — sem dúvidas perdidas no WhatsApp.
Pergunta, resposta e histórico no mesmo lugar.
Uma área própria para cada expositor
O expositor não precisa aprender a usar toda a plataforma da organização. Ele acessa a área da própria empresa e encontra apenas o que precisa.
Visualizar o perfil do stand
Dados da empresa e informações da participação no evento.
Gerenciar a equipe
Convide outras pessoas da empresa para participar da operação.
Enviar entregas
Envie artes, documentos e materiais solicitados pela organização.
Acompanhar aprovações
Veja o que está pendente, enviado, aprovado ou precisa de ajustes.
Consultar documentos
Acesse manuais, plantas, regras e orientações oficiais.
Organizar a operação
Cadastre veículos, pessoas, locais de reunião e outras informações.
Solicitar atendimento
Abra chamados e acompanhe todas as respostas no mesmo lugar.
De dezenas de controles para uma única operação
Antes do CAEX
Lista de expositores em planilha
Versões diferentes e informações espalhadas.
Documentos no Drive e no e-mail
Dificuldade para saber se todos acessaram a versão correta.
Artes enviadas pelo WhatsApp
Arquivos misturados com conversas e dificuldade para acompanhar aprovações.
Credenciais recebidas em listas
Cadastros manuais e informações descentralizadas.
Cobrança de entregas individualmente
A equipe precisa descobrir quem ainda não enviou cada item.
Dúvidas por diversos canais
WhatsApp, telefone e e-mail sem histórico centralizado.
Com o CAEX
- Cadastro centralizado por evento e cota
- Documentos oficiais na área do expositor
- Entregas com prazo e status de aprovação
- Equipe, convidados e credenciais organizados
- Pendências visíveis para organização e expositor
- Chamados com histórico completo
Saiba o que está acontecendo sem perguntar para todo mundo
A equipe organizadora acompanha a operação de todos os expositores em um único ambiente. Menos trabalho de cobrança e mais visão da operação.
- Quem já enviou cada entrega
- Quem ainda está pendente
- O que precisa ser aprovado
- Quais documentos foram enviados
- Quem faz parte da equipe de cada stand
- Quais chamados estão abertos
- Quais informações operacionais já foram cadastradas
O expositor também ganha autonomia
O CAEX não facilita apenas o trabalho da organização. O expositor deixa de depender da equipe do evento para cada dúvida ou informação. Ele sabe:
- O que precisa fazer
- Qual o prazo
- Onde enviar
- O que já foi aprovado
- Onde estão os documentos
- Quem procurar quando precisar de ajuda
Tudo dentro da própria área.
CAEX integrado ao ecossistema Doity
A operação dos expositores pode estar conectada às outras etapas do evento.
- Credenciamento
Equipe e credenciais podem fazer parte da operação de acesso do evento.
- Aplicativo do evento
Expositores e patrocinadores podem aparecer no app, com informações da empresa.
Leads
Contatos capturados pelo expositor durante o evento ficam na própria área dele.
- Convites e inscrições
Gerencie convites das empresas participantes e seus convidados.
Tudo conectado ao mesmo evento.
Para quem é o CAEX?
Para eventos em que a gestão de expositores e patrocinadores já deixou de caber em uma planilha.
- Feiras
- Congressos
- Convenções
- Exposições
- Eventos corporativos
- Eventos com patrocinadores e stands
Quanto mais empresas, entregas, regras e pessoas envolvidas, maior o ganho de centralizar a operação.
Como funciona na prática
- 1
A organização cadastra o expositor
- 2
Define sua cota e o que precisa entregar
- 3
Publica documentos e orientações
- 4
O expositor acessa sua área
- 5
Cadastra equipe, envia materiais e cumpre as pendências
- 6
A organização acompanha e aprova
- 7
Durante o evento, a operação continua vinculada ao mesmo expositor
Quem organiza com a Doity
Tecnologia para reduzir trabalho operacional e dar mais controle às equipes de eventos.
“Utilizo o sistema desde 2012 e estou muito satisfeito com os serviços e principalmente com o suporte. É possível acompanhar inscrições, pagamentos, trabalhos científicos, credenciamento e certificados em um só lugar.”
Fábio Neves
Kalone Eventos
“Antes realizei um evento para 500 participantes com uma equipe de 11 pessoas. Hoje somos apenas duas: reduzimos custos, aumentamos a margem e redirecionamos a atenção para marketing e divulgação.”
Felipe Johnnata
Prime Cursos & Eventos
Perguntas frequentes
- O que é o CAEX?
- É a Central de Atendimento ao Expositor da Doity. Uma solução para centralizar a gestão entre organização, expositores e patrocinadores antes, durante e depois do evento.
- Para quem o CAEX é indicado?
- Principalmente para feiras, congressos, convenções, exposições e outros eventos com diversos expositores, patrocinadores ou stands.
- O expositor também utiliza o sistema?
- Sim. Cada expositor possui uma área própria para acessar documentos, cadastrar sua equipe, enviar entregas, acompanhar aprovações, informar dados operacionais e abrir chamados.
- Como funcionam as entregas e o checklist?
- A organização define o que cada expositor precisa enviar e o expositor acompanha as solicitações na sua área. Cada entrega possui um status, permitindo acompanhar pendências, envios, análises e aprovações.
- Posso controlar credenciais e convites?
- Sim. O CAEX permite organizar pessoas vinculadas aos stands, suas credenciais, acessos e convites.
- O CAEX substitui planilhas e WhatsApp?
- O objetivo é centralizar processos que normalmente ficam espalhados entre planilhas, Drive, e-mails e WhatsApp. A comunicação externa pode continuar existindo, mas a informação operacional permanece organizada dentro do CAEX.
- O CAEX se integra com outras soluções da Doity?
- Sim. O módulo faz parte do ecossistema Doity e pode trabalhar em conjunto com credenciamento, aplicativo do evento, inscrições, convites e captura de leads.
- Quanto custa?
- O CAEX é contratado de acordo com o porte e as necessidades do evento. Nossa equipe monta uma proposta de acordo com a operação.
Tire a operação dos expositores da planilha
Centralize parceiros, documentos, entregas, credenciais, equipe e atendimento em um único lugar.
Sua equipe acompanha tudo pelo CAEX. Cada expositor cuida da própria operação na área dele.
Preço sob consulta de acordo com o porte e o escopo do evento.